Начало работы с google календарем

Как посмотреть и изменить данные о мероприятии

Как посмотреть данные о мероприятии

Открыв мероприятие в Google Календаре на компьютере или в мобильном приложении, вы увидите все сведения о нем, например место проведения или код бронирования авиабилетов, а также ссылку на письмо, из которого взяты эти данные.

Если ваши мероприятия синхронизируются не только с Google Календарем, но и с другими приложениями, в них также будут отображаться мероприятия из Gmail, однако некоторые сведения могут быть недоступны.

Как изменить мероприятие

Мероприятия, добавленные в календарь, обновляются при поступлении новой информации. Например, если вы получите по электронной почте уведомление об изменении времени, на которое был заказан столик в ресторане, время также будет изменено для мероприятия в Календаре.

Примечание. Любые внесенные вами изменения будут видны только в вашем календаре.

Уведомления

Уведомления о мероприятиях из Gmail будут присылаться в соответствии с настройками, заданными по умолчанию. Вы можете в любой момент изменить параметры уведомлений для всех или для одного конкретного мероприятия. Подробнее об уведомлениях…

Уведомления об авиаперелетах

По умолчанию уведомления об авиаперелетах, которые были добавлены из Gmail, отключены. Если вы используете Google Now, то можете получить уведомление о том, что пора выходить из дома, чтобы успеть на рейс.

Используйте «Google Задачи»

«Google Задачи» — простенький менеджер дел, интегрированный прямо в «Google Календарь». Чтобы открыть их, нажмите на синий значок на панели справа и увидите список ваших тасков. Тут не так много функций, как в каком-нибудь Wunderlist, зато «Google Задачи» всегда перед глазами.

Добавлять новые дела, редактировать их, назначать им срок исполнения и периодичность повтора можно как через панель в веб-интерфейсе, так и через мобильное приложение от Google.

Google Задачи: все ваши дела под контролем

Разработчик:

Google LLC

Цена:
Бесплатно

Google Задачи: всё по плану

Разработчик:

Google LLC

Цена:
Бесплатно

Почему Google Calendar?

Google сервисы отлично синхронизируются с большинством платформ: iOS, MacOS, Android, даже WindowsPhone! На Windows 10 вроде тоже работала синхронизация, но я ее запускал очень давно, поэтому уверенно утверждать о том, что события адекватно придут на эту операционную систему от Microsoft, не буду.

С Google сервисами отлично интегрированы различные автоматизаторы типа IFTTT или Zapier, поэтому в случае отсутствия готовых инструментов синхронизации, всегда можно попробовать накостылять что-то свое. А если даже таким образом решить проблему не получится, то для большинства популярных языков программирования есть модули, умеющие общаться с Google API.

Однако, не все так плохо, и далее Вы в этом убедитесь 🙂

А почему календарь? Там же нет задач!

Задачи могут отображаться в календаре сверху как события на весь день. Таким образом, внизу будет график настоящих событий, а наверху будут все задачи. По-моему, это удобно:)

Есть только одна проблема: нет возможности редактировать информацию из внешних сервисов. Но я считаю, что в этом нет острой необходимости, потому что каждый описанный ниже сервис имеет много специфических функций, которые в любом случае не укладываются в интерфейс календаря. И ведь наша задача не сделать полнофункциональный агрегатор, а лишь просто собрать список задач в одном месте.

Еще одна важная особенность: в календаре появятся только те задачи, у которых есть крайний срок, иначе непонятно, в какое место календаря их добавлять.

Дополнения Google Calendar

По аналогии с Gmail существует возможность установить дополнения – это приложения (в основном для бизнеса), которые могут облегчить планирование и проведение встреч. Включается на боковой панели. После клика по кнопке откроется окошко с доступными дополнениями.

Интересной выглядит возможность интеграции сервисов видеовстреч – GoToMeeting и Zoom. После установки и добавления аккаунта вы сможете создавать видеовстречи прямо из карточки события.

Сегодня видеовызовы обеспечивают вполне качественную картинку. Я использую для этого свой Macbook Pro, который брал в «М-Видео». Оказалось, у них на удивление низкие цены и хороший выбор. Будете выбирать лэптоп – загляните к ним.

Вложения в Google Calendar

Еще один полезный инструмент для рабочих встреч. Вложите необходимые файлы (повестка дня, фотографии, презентации) в само мероприятие заранее. Все участники смогут ознакомиться с ними, подготовить комментарии. Кроме того, все вложенные файлы можно будет обсудить на самом событии. Добавить вложение можно в разделе описания мероприятия.

Как открыть или закрыть доступ к целям

Выберите настройку, которая включена в вашем календаре по умолчанию, чтобы узнать, кому видны ваши цели.

Мой календарь закрыт для всех

Ваши цели и занятия видны только вам.

Я показываю только данные о свободном и занятом времени

Для всех, у кого есть такой уровень доступа, время занятия будет отображаться как забронированное.

Название и другие подробности занятия сторонним пользователям не видны.

У меня открыты все сведения о мероприятиях

Все, у кого есть доступ к вашему календарю, смогут увидеть ваши занятия, их названия, даты и время.

Вносить изменения они не смогут.

Я разрешил вносить изменения и предоставлять доступ

Люди, которым открыт такой доступ, смогут:

  • видеть занятия;
  • изменять дату и время занятий;
  • удалять занятия;
  • настраивать оповещения о предстоящих занятиях, отображающихся только в их календаре.

Люди, которым открыт такой доступ, не смогут:

  • добавлять новые цели;
  • откладывать цели или отмечать их как выполненные;
  • просматривать подробности цели, включая частоту, время суток и длительность.

Пользователям Google Apps на работе или в учебном заведении

Если вы пользуетесь сервисами Google на работе, в учебном заведении или организации, настройками вашего аккаунта управляет администратор домена.

Администратор домена может:

  • видеть занятия;
  • изменять дату и время занятий;
  • удалять занятия;
  • настраивать оповещения о предстоящих занятиях, отображающихся только в их календаре.

Администратор домена не может:

  • добавлять новые цели;
  • откладывать цели или отмечать их как выполненные;
  • просматривать подробности цели, включая частоту, время суток и длительность.

Устранение неполадок

Мероприятия из Gmail не отображаются в Календаре

Ниже перечислены возможные причины, по которым мероприятия из Gmail могли не появиться в Календаре.

Вы получили письмо не напрямую

Мероприятие не попадет в Календарь, если сообщение:

  • получено в рамках списка рассылки;
  • адресовано другому пользователю, а вы были указаны в копии;
  • перенаправлено из другого вашего аккаунта.

Тип сообщения не поддерживается

В Календарь попадают только данные из автоматически сгенерированных писем от организаций. Письмо должно содержать:

  • авиабилеты;
  • подтверждение о бронировании гостиницы;
  • подтверждение о резервировании столика в ресторане;
  • билеты в кино, на концерт или другое мероприятие.

Вы отключили эту функцию, а затем снова включили

Если вы отключили автоматическое добавление мероприятий из Gmail, а затем включили его снова, в Календарь будут попадать только данные из писем, полученных после включения.

Сообщите о проблеме

Когда стоит прислать сообщение о неполадке

  • Мероприятие из Gmail не добавилось. Прежде чем отправить отзыв, убедитесь, что сообщение получено от организации и содержит данные о рейсах, бронировании или билетах на мероприятие.
  • В мероприятии указаны неверные или неполные данные.
  • В вашем календаре появилось чужое мероприятие. Чтобы узнать, из какого письма получены данные о мероприятии, откройте его в Календаре и нажмите Открыть исходное письмо (в приложении «Google Календарь») или Открыть URL (на компьютере).

Интеграции Google Calendar (IFTTT, Zapier)

Google Calendar работает обладает публичным API. Это значит, что сторонние разработчики способны включать его для организации удобных интеграций. То есть вы можете использовать фиксацию событий в Google Calendar для запуска других приложений и наоборот. Наиболее полно это реализовано в сервисах автоматизации – Zapier, IFTTT, Flow и других. Мы уже подробно писали об основных сценариях в нашей статье. Google Calendar позволяет организовать очень интересные цепочки. Например:

  • отправлять сообщение в групповой чат Slack при наступлении какого-то события или напоминания в календаре;
  • создавать задачки в Asana, Todoist или Trello при создании события в Google Calendar;
  • фиксировать ваши рабочие часы (время нахождения на работе) в Google Calendar;
  • добавлять напоминание взять зонт в Google Calendar, если завтра будет дождь.

Для подключения интеграции необходимо зарегистрироваться в Zapier, IFTTT или Flow, добавить свои аккаунты и включить соответствующую цепочку.

Шаг 1. Экспортируйте мероприятия

В первую очередь необходимо экспортировать мероприятия для последующего импорта в Google. Выберите один из описанных ниже вариантов.

Как выполнить экспорт из стороннего приложения календаря

В большинстве приложений календаря, таких как Календарь Apple или Outlook, есть функция экспорта.

  1. Откройте приложение, из которого нужно перенести мероприятия. Как правило, это удобнее делать на компьютере, а не на мобильном устройстве.
  2. Найдите опцию Экспорт.
  3. Если приложение предлагает выбрать формат файла, выберите CSV. Если вы собираетесь переносить мероприятия в календарь на устройстве Apple, выберите vCard.

Дополнительные инструкции можно найти в справке соответствующего приложения или с помощью поискового запроса .

Файл будет сохранен на компьютере в разделе загрузок или в указанной вами папке. После этого можно переходить к импорту.

Как выполнить экспорт из другого аккаунта Google

Если у вас несколько аккаунтов Google, вы можете экспортировать свои календари из одного аккаунта и импортировать их в другой.

  1. На компьютере войдите в тот аккаунт Google, из которого нужно экспортировать мероприятия. Экспортировать календарь можно только в веб-интерфейсе.
  2. Выполните экспорт по этой инструкции. Вам нужно будет скачать файл с расширением .ics на компьютер.
  3. Войдите в аккаунт Google, в который нужно импортировать календарь.
  4. Процесс выполнения импорта описан в следующем шаге.

Совет. Импортированные мероприятия не будут синхронизироваться между двумя аккаунтами. Если вам нужно синхронизировать календари, откройте себе доступ к одному из них.

Укажите рабочие часы

У всех нас разное рабочее расписание. Кто-то сидит в офисе с 9 до 6 вечера, а у кого-то плавающий график. Иногда происходит так, что эти два мира сталкиваются. Если вы работник с нестандартным расписанием, которое не может запомнить никто из ваших коллег, то этот пункт для вас.

«Рабочие часы» – это функция, которая уведомляет других пользователей, пытающихся назначить вам встречу во внеурочное время, о вашем расписании. Иными словами, если вы работаете с 15:00 до 21:00, а вас хотят пригласить на мероприятие, которое пройдет в 13:00, то организатор получит сообщение, в котором будет указано, что ваши рабочие часы начинаются в 15:00.

Чтобы указать свое рабочее время, необходимо открыть меню настроек в верхнем правом углу, после чего в разделе «Общее» выбрать «Рабочее время» и указать нужные вам часы. 

Важно: данная функция доступна только тем, кто пользуется учебным или бизнес-аккаунтом

Как пользоваться

Внешний вид

После того, как вы войдете в Google Календарь, то увидите следующую картину.

Посередине показана область календаря, на которой будут отображаться все события. Вверху можно выбрать период, который будет отображаться: День, Неделя, Месяц, 4 дня. Чтобы показать все запланированные мероприятия в виде списка, кликните на кнопочку Расписание.

Слева показан Мини-календарь, в котором вы быстро сможете перейти на нужную вам дату, также в разных списках отображены Мои календари и Другие календари.

Если вам нужно вернуться на текущую дату, нажмите на кнопочку Сегодня.

Настройки

Чтобы настроить Гугл календарь, нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите из списка «Настройки».

На вкладке «Общие» устанавливаются все основные настройки. Например, можно поставить, чтобы неделя начиналась с Понедельника, и выбрать удобный формат времени.

После того, как внесете изменения, не забывайте нажать на кнопочку »Сохранить».

На вкладке «Календари» можно управлять существующими календарями или создавать новые.

Как добавить новую запись или напоминание

Чтобы создать новое мероприятие в Google календаре, выберите день и промежуток времени, затем нажмите нужную строку на самом календаре. Во всплывающем окне нажмите «Изменить мероприятие».

Выберите название, можете изменить промежуток времени. Если это День рождения, поставьте галочку в поле «Повторяющиеся мероприятие» и в окошке выберите «Повторять – Каждый год».

Укажите место встречи, напишите описание. Можете добавить гостей, тогда данное мероприятие отобразится и на ихнем Гугл календаре. Не забудьте указать галочками, какие действия они могут выполнять.

Выберите цвет для мероприятия. Это очень удобная функция. Например, встречи с друзьями можно делать зеленого цвета, по работе – красного, Дни рождения отмечать бирюзовым.

Если хотите, настройте Оповещение для мероприятия. Например, чтобы вам за 30 минут до встречи пришло письмо на электронную почту.

Нажмите кнопочку «Сохранить».

Если вы захотите сделать себе напоминание, снова выберите день и промежуток времени на календаре. Затем перейдете на вкладку «Напоминание», дайте ему название и нажмите «Создать».

Изменить или удалить мероприятие

Кликните мышкой по нужному событию. Откроется всплывающее окно, выберите в нем нужный пункт.

Также можно открыть календарь в виде Расписания и кликнуть мышкой по нужному событию.

Кто видит ваши мероприятия

Даже если вы предоставили общий доступ к Календарю, мероприятия из Gmail по умолчанию доступны только вам. Они не видны даже тем, кому вы разрешили вносить изменения в ваш календарь и предоставлять к нему доступ , а также коллегам, которым открыт доступ к вашим мероприятиям.После открытия общего доступа к Календарю вы сможете указать, кто будет видеть ваши мероприятия из Gmail по умолчанию.

Примечание. Если у кого-то есть доступ к устройству, на котором выполнен вход в ваш аккаунт Google, этот человек сможет видеть мероприятия в вашем календаре, в том числе и мероприятия из Gmail.

Изменение приватности по умолчанию

Важно! Чтобы эта опция появилась, нужно поделиться доступом к календарю хотя бы с одним пользователем

  1. Откройте приложение «Google Календарь» .
  2. В левом верхнем углу нажмите на значок «Меню» Настройки .
  3. Нажмите Мероприятия из Gmail Приватность.
  4. Выберите нужный параметр.Укажите, следует ли применить новый вариант только к новым мероприятиям или ко всем, включая уже существующие.    

Как изменить настройки приватности для отдельного мероприятия

Важно! Чтобы эта опция появилась, нужно поделиться доступом к календарю хотя бы с одним пользователем

  1. Откройте Google Календарь на устройстве Android.
  2. Откройте мероприятие.
  3. Нажмите на значок «Изменить» .
  4. Нажмите на значок замка .
  5. Выберите нужный параметр.
  6. Нажмите Сохранить.

Варианты приватности

Личное. Сведения о мероприятии доступны только пользователям, которым вы разрешили вносить изменения в ваш календарь. Все остальные видят только информацию о том, что в это время вы заняты.

По умолчанию. Пользователи, которым в соответствии с настройками календаря по умолчанию разрешен просмотр сведений о мероприятии, могут видеть название и время мероприятия из Gmail

Пользователям, которым вы разрешили вносить изменения, доступны все сведения о мероприятиях, например код бронирования, номер рейса и номера телефонов.Важно! Если вы сделали календарь общедоступным, то при выборе этого варианта мероприятие из Gmail также будет видно всем пользователям в Интернете.

Подробнее о настройках приватности…

Принципы предоставления совместного доступа к календарям

Вы можете запретить предоставлять внешним пользователям доступ к определенным данным

Если вы ограничите доступ к данным организации для внешних пользователей, ваши сотрудники не смогут обойти это ограничение для отдельных мероприятий. Например, если разрешить доступ только к сведениям о занятости, пользователям за пределами вашей организации будут видны только эти сведения даже для общедоступных мероприятий.

Примечание. Информация, к которой запрещен доступ, может быть видна внешним пользователям мобильных устройств, которые ранее синхронизировали сведения о мероприятиях. Они потеряют доступ к этой информации после удаления данных с устройства и повторной синхронизации.

Пользователи могут самостоятельно выбирать уровень доступа для сотрудников организации

Пользователи могут настраивать параметры совместного доступа к календарям в пределах организации. Если сотрудник не задал эти настройки, автоматически применяются параметры внутреннего совместного доступа, установленные администратором.

Планируйте встречи при помощи функции «Предлагаемое время»

Пробовали когда-нибудь организовать встречу с несколькими сильно занятыми людьми одновременно? Тогда вы наверняка знаете, как это непросто, учитывая все пересечения в расписании группы. Но Google Календарь может помочь.

Чтобы найти время, которое устроит всех, добавьте участников будущей встречи в мероприятие. Для этого нажмите на «Создать», после чего откроется страница, где можно будет выбрать время, подходящее для всех. 

Важно: у потенциальных участников встречи должен быть аккаунт в Google и заполненное расписание в Календаре соответственно. Кроме того, Календари гостей должны быть в открытом доступе для организатора встречи

Как настроить уровни доступа для других пользователей

Как настроить разрешения

Совет. Если вы используете Google Календарь в организации или учебном заведении, некоторые из перечисленных параметров могут быть недоступны в зависимости от настроек, заданных администратором.

Когда вы предоставляете доступ к своему календарю другим пользователям, вы сами решаете, какую информацию они будут видеть и смогут ли они вносить изменения в ваш календарь, например создавать и удалять мероприятия.

Ниже перечислены различные варианты доступа.

Внесение изменений и предоставление доступа

  • Изменять настройки общего доступа
  • Добавлять и редактировать мероприятия
  • Видеть сведения для всех мероприятий, в том числе закрытых
  • Видеть часовой пояс календаря
  • Удалять календарь без возможности восстановления
  • Восстанавливать или навсегда удалять мероприятия из корзины
  • Получать по электронной почте оповещения о создании, изменении и отмене мероприятий, а также об ответах на приглашения из Календаря и приближающихся мероприятиях

Внесение изменений в мероприятия

  • Добавлять и редактировать мероприятия
  • Видеть сведения для всех мероприятий, в том числе закрытых
  • Видеть часовой пояс календаря
  • Восстанавливать или навсегда удалять мероприятия из корзины
  • Получать по электронной почте оповещения о создании, изменении и отмене мероприятий, а также об ответах на приглашения из Календаря и приближающихся мероприятиях

Доступ ко всем сведениям о мероприятиях

  • Просматривать сведения всех мероприятий, кроме закрытых
  • Видеть часовой пояс календаря
  • Получать по электронной почте оповещения о создании, изменении и отмене мероприятий, а также об ответах на приглашения из Календаря и приближающихся мероприятиях

Доступ только к информации о свободном времени

Просматривать только данных о свободном времени (без доступа к названиям и другим сведениям о мероприятиях)

Совет. Мероприятия из Gmail видны только вам, если вы не измените настройки приватности для выбранного мероприятия или настройки по умолчанию для всех мероприятий из Gmail.

Как изменить настройки приватности мероприятия

К мероприятиям автоматически применяются настройки доступа, установленные для календаря. Настройки приватности можно изменить для каждого выбранного мероприятия, но их действие зависит от того, как настроен доступ ко всему календарю.

Создание и изменение мероприятий

Как создать новое мероприятие

Примечание. Вы можете создавать новые мероприятия в любом браузере. 

  1. Перейдите на страницу www.calendar.google.com.
  2. В правом верхнем углу нажмите «Создать» .
  3. Введите название, дату и время мероприятия.
  4. Чтобы пригласить кого-то на мероприятие, введите адрес электронной почты гостя в поле «Добавить пользователя к этой встрече». После этого он получит письмо с приглашением.
  5. Нажмите Сохранить.

Как изменить или удалить мероприятие

  1. Перейдите на страницу www.calendar.google.com.
  2. Откройте мероприятие, которое нужно изменить.
    • Чтобы удалить мероприятие, нажмите Удалить ОК.
    • Чтобы изменить мероприятие, нажмите Изменить.
  3. По завершении нажмите Сохранить.

Как скрыть или показать выбранные календари

Если в аккаунте есть несколько календарей, вы можете показать или скрыть нужные. 

  1. Перейдите на страницу www.calendar.google.com.
  2. Выберите Настройки.
  3. Чтобы скрыть календарь, снимите флажок рядом с ним. Чтобы показать скрытый календарь, установите флажок.
  4. Нажмите Сохранить.

Оповещения

Версия Google Календаря для браузеров мобильных устройств не поддерживает оповещения. Если вы хотите получать уведомления Google Календаря на мобильном устройстве, установите приложение. 

Подключение сервисов

Wunderlist

  1. Заходим в веб-приложение
  2. Нажимаем на стрелочку рядом с именем
  3. Далее “Параметры учетной записи”
  4. Чуть ниже будет поле “Канал календаря” со ссылкой. Добавляем ссылку указанным выше способом, и задачи из Wunderlist появляются в Google Calendar!

Trello, Todoist

Для настройки нужно зарегистрироваться на IFTTT, подключить аккаунты Trello и Google Calendar и настроить соответствующую автоматизацию с помощью ссылок ниже. Частично процесс работы с этим сервисом описан здесь.

  • Апплет для Trelo.
  • Апплет для Todoist

Gitlab

Let’s hardcore begins! Нету у них никакой поддержки экспорта крайних сроков issue. Можно попробовать сделать костыль на Zapier, который умеет подключаться к обоим сервисам, но я не рискнул это сделать.

На github есть проект, который умеет осуществлять синхронизацию через Webhook. Я дописал поддержку Docker, кому надо — пользуйтесь. Конечно же минус такого решения: придется заморачиваться с сервером. Но если у Вас нет проблем с этим, перейдем к настройке:

  1. Переходим в Google Developer Console

  2. Создаем проект

  3. Создаем сервисный аккаунт

  4. Создаем ключ сервисного аккаунта, скачиваем его и кладем в папку с проектом

  5. С помощью верхнего поиска находим и включаем его

  6. Создаем календарь в Google Calendar, и даем доступ сервисному аккаунту на внесение изменений

  7. Отредактировать конфигурационный файл:

    12345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637
    {    "logLevel": "INFO",    "timezone": "Europe/Moscow",    "googleSecretFile": "НАЗВАНИЕ ФАЙЛА ИЗ 4 ПУНКТА",    "gitlabSecret":     "ЛЮБОЕ СЛУЧАЙНОЕ СЛОВО (БУДЕТ ИСПОЛЬЗОВАТЬСЯ ДЛЯ ПРОВЕРКИ ДОСТУПА)",    "gitlabApi": {        "enable": false,        "url": "https://gitlab.com/",        "token": "paste_impersonation_token_here",        "inviteAssignees": true    },    "authorizedDomain": "your-gsuite-domain.net",    "listenPort": 8080,    "ssl": {        "enable":   false,        "keyfile":  "/etc/letsencrypt/live/domain_name/privkey.pem",        "certfile": "/etc/letsencrypt/live/domain_name/fullchain.pem"    },    "repoMap": {        "НАЗВАНИЕ РЕПОЗИТОРИЯ": "НАЗВАНИЕ КАЛЕНДАРЯ",        "НАЗВАНИЕ РЕПОЗИТОРИЯ 2": "НАЗВАНИЕ КАЛЕНДАРЯ 2"    },    "dropPrivileges": {        "enable": false,        "user": "nobody",        "group": "nobody"    }}
  8. Выкладываем приложение gitlab-calendar на какой-нибудь сервер. Оно должно запуститься на порту (если Вы ничего не меняли)

  9. Идем на http://gitlab.com

  10. Открываем нужный проект, затем Settings / Integrations

  11. Вставляем ссылку на работающее приложение

  12. В Secret Token вставляем , которое Вы написали в конфигурационном файле в 7 пункте

  13. Добавлем webhook

  14. Готово (да, наконец-то)

Постарался описать все подробно, надеюсь, у Вас получится:)

Если инструкции по интеграции Вашего любимого сервиса тут нет, напишите мне или дополните статью самостоятельно.

Продуктивной Вам недели!:)

Мероприятия из Gmail в Google Calendar

Чертовски удобно – приглашение или уведомление с почтового ящика автоматически сохраняется в календаре с соответствующим напоминанием. Самый популярный кейс – это покупка билетов (кино, самолет, поезд), бронь гостиниц и посещение массовых мероприятий (концертов, презентаций). Покупаете билет на премьеру – и у вас же есть событие в календаре. Для включения этой функции переходим в «Настройки» — «Мероприятия из Gmail» и ставим галочку в чекбоксе «Автоматически добавлять мероприятия из Gmail». 

Клевые лайфхаки командировок (покупка билетов, гостинницы и прочее) есть в нашей статье про это.

Ищете недорогой билет? Попробуйте сервис Kupibilet – мне часто попадались там варианты дешевле, чем в Aviasales. Ссылка тут.

ВНИМАНИЕ! Если вы решили использовать этот инструмент, позаботьтесь о настройках спам-фильтров в вашем Gmail. В последнее время участились случаи нежелательных рассылок – когда в своем календаре вы видите совершенно неожиданные и непонятные приглашения

Это не решенная пока уязвимость – послать приглашение можно послать любому аккаунту Gmail. Чтобы вычистить свой календарь от нежелательных приглашений, включите «Показывать только приглашения, на которые уже отправлен ответ» там же в «Настройках».

Другие интересные фишки Gmail ищи в нашей статье.

Цвет в Google Calendar

Это крайне важно. Создавайте календари для разных типов мероприятий и красьте их в разные цвета

Такой фокус позволит интуитивно оценивать свою загрузку в необходимых перспективах даже при беглом взгляде на календарь. Может показаться, что это не более чем игра. Однако, не заблуждайтесь, это едва ли не самое важное при планировании. Помните, каждый календарь – это аналог проекта. Вы сможете добавить к нему описание, определенные права доступа и прочее. Раскрасьте свои проекты и убедитесь насколько удобно станет оценивать прогноз своей занятости. Самый популярный кейс – по-разному выделять личные и рабочие дела (это, кстати, одна из рабочих фишек GTD – тут полный материал об этом). Выбрать цвет можно при добавлении нового календаря.

Еще один фокус с цветом – менее яркая подсветка уже прошедших мероприятий. Включается в настройках.

Выделение цветом – фишка успешных менеджеров проекта. Узнал об этом на курсе руководителя digital-проектов от Skillbox, который впервые готов порекомендовать. Тут ссылка на регистрацию.

Создание и редактирование файлов CSV или iCal для последующего импорта (дополнительно)

Как создать и отредактировать файл в формате .csv

В Google Календарь можно импортировать файлы формата CSV (Comma Separated Values). Если при импорте файла с расширением .csv возникает ошибка, возможно, в нем нужно исправить форматирование.

  1. Откройте имеющийся файл CSV или создайте новый в табличном редакторе, например в Google Таблицах.
  2. В первой строке должны быть такие заголовки, как и Start Date (на английском языке). Перечень допустимых заголовков смотрите ниже.
  3. Каждая последующая строчка – это записи отдельных мероприятий. Пример:
  4. Сохраните готовый файл в формате .csv. После этого можно выполнить импорт в Google Календарь по приведенной выше инструкции.

Как форматировать заголовки и мероприятия в файлах с расширением .csv

Обязательными являются только 2 первых заголовка в списке. Остальные – на ваше усмотрение.

Важно! Заголовки должны быть на английском языке, как в примере ниже. Если в каком-то из полей есть данные, разделенные запятой (как в описанном примере с местоположением), заключите их в кавычки

  • Название мероприятия (обязательно).
    Пример:

  • Первый день мероприятия (обязательно).
    Пример:

  • Время начала.
    Пример:

  • Последний день мероприятия.
    Пример:

  • Время завершения.
    Пример:

  • Статус «На весь день». Введите , если мероприятие запланировано на весь день, или , если это не так.
    Пример:

  • Описание или примечания к мероприятию.
    Пример:

  • Место проведения мероприятия.
    Пример:

  • Доступ к мероприятию. Введите , если мероприятие закрытое, или , если это не так.
    Пример:

После импорта такого примера будет создано мероприятие «Выпускной экзамен», которое пройдет 30 мая 2020 года с 10:00 до 13:00 в Саратове в школе 614. В описании мероприятия будет написано «50 вопросов теста и два сочинения». Информация о мероприятии будет доступна только его создателю.

Как создать и отредактировать файл iCalendar

Файлы iCalendar – стандартный формат для переноса данных календаря. Если при импорте файла iCalendar (.ics) возникает ошибка, возможно, в нем нужно исправить форматирование.

  1. Откройте файл с расширением .ics или создайте новый. Для этого воспользуйтесь приложением для редактирования текста, в котором можно сохранять файлы этого типа.
  2. Отформатируйте файл с учетом перечисленных ниже требований. В качестве примера можно использовать файл с расширением .ics, экспортированный из Google Календаря.
  3. Сохраните готовый файл в формате .ics.

Как форматировать файлы iCalendar

В первой строке файла iCalendar должен быть заголовок . За ним должны быть указаны данные заголовка, в том числе и . В последней строке файла должен быть завершающий параметр . Между первой и последней строками должны быть перечислены все мероприятия календаря. Каждое из мероприятий должно быть ограничено строками и .

Если вы редактируете файл iCalendar вручную, убедитесь, что в нем есть заголовок и завершающая строка. Если вы не знаете, где заканчивается заголовок, просто скопируйте одну строчку, расположенную выше строки .

Вот пример файла iCalendar (здесь перечислены только обязательные строки; данных может быть больше):

>

(здесь находятся остальные данные заголовка)

(данные мероприятия)

(данные мероприятия)

Подробнее о проблемах при импорте…

У суперадминистраторов есть доступ ко всем календарям

Суперадминистраторы могут просматривать информацию о мероприятиях в календарях всех пользователей независимо от заданного для них уровня доступа.

Примечание. После назначения пользователю роли суперадминистратора соответствующие для нее разрешения вступают в силу в течение 24 часов.

Для выполнения этого действия войдите в аккаунт .

Чтобы посмотреть календарь пользователя:

  1. Выполните вход как суперадминистратор.
  2. Перейдите в Google Календарь.
  3. В левой части экрана в разделе Другие календари нажмите Добавить другие календари Подписаться на календарь.
  4. Введите адрес электронной почты или идентификатор календаря пользователя.

После этого календарь пользователя появится у вас в списке Мои календари.

Настройки доступа

Если некоторые приглашенные пользователи не имеют прав на просмотр файла, перед сохранением мероприятия система предложит вам настроить общий доступ. Вы сможете выбрать из нескольких вариантов:

  • Все, у кого есть ссылка. Все, с кем вы поделитесь ссылкой, получат доступ к файлу, смогут просматривать и редактировать его, а также оставлять комментарии. Гости также смогут передавать ссылку на файл другим пользователям. Аккаунт Google в этом случае не нужен.
  • Гости мероприятия. Вы делитесь файлом только с гостями мероприятия. Они смогут просматривать и редактировать его, а также оставлять комментарии. Для доступа к файлу им понадобится аккаунт Google. Гость сможет открыть доступ к файлу другими пользователям, только если вы предоставили ему права редактора.
  • Сохранить, но не открывать доступ. Гости, у которых нет доступа, будут видеть файл, но не смогут его открыть.

Советы

  • Чтобы назначить другие права доступа, откройте файл на Google Диске.
  • Названия прикрепленных к вашему мероприятию файлов будут видны как приглашенным участникам, так и всем пользователям, имеющим доступ к сведениям о нем.

Подводя итог

Чем больше я пользуюсь различными онлайн-сервисами, тем больше убеждаюсь в их компетентности, удобстве и необходимости в использовании. Приложения корпорации Google не исключение. Какой сервис этой компании ни возьми, польза очевидна. Поэтому собственно я и создал подборку статей о работе тех приложений Гугл, которыми пользуюсь сам, и которые неоднократно помогли мне в работе в сети интернет.

И не забывайте подписываться на выход новинок. Впереди ещё много интересного, в том числе о сервисах Google.

А я с вами ненадолго прощаюсь, ваш Алексей.

P.S. Напоминаю, что изучая заметки моего онлайн — дневника , у вас есть отличная возможность стать обладателем нового ноутбука, приняв участие в акции “Сделай репост — выиграй ноутбук”.

P.S. S И не забывайте о сервисе подписки на мой дневник. Подписка позволит вам первым узнать о выходе новинок.

«Как подписаться на новые статьи, чтобы ничего не пропустить. Пошаговая инструкция».

Ссылка на основную публикацию